Starszy specjalista/starsza specjalistka

Warunki pracy

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- przy wejściu do budynku Urzędu Morskiego mogą pojawić się trudności lub możliwa pomoc osób trzecich dla osób z niepełnosprawnością narządu ruchu
- ciągi komunikacyjne na 3 piętrze (p. 301) nieprzystosowane dla osób z niepełnosprawnością (na korytarzu są schodki)

- węzeł sanitarny nieprzystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Zakres zadań

• Obsługuje Państwową Komisję Badania Wypadków Morskich (PKBWM), w tym: przyjmuje i ewidencjonuje w elektronicznym systemie obiegu dokumentów korespondencję wpływającą do Komisji, wysyła dokumenty zakończonych zdarzeń morskich, prowadzi kalendarz spotkań Przewodniczącego, prowadzi kontakty teleadresowe osób i podmiotów współpracujących z Komisją, łączy rozmowy telefoniczne, obsługuje gości i interesantów, przygotowuje pisma;
• Prowadzi sprawy związane z ewidencjonowaniem czasu pracy członków Komisji, w szczególności: prowadzi ewidencję listy obecności członków PKBWM, prowadzi kopie ewidencji wniosków urlopowych członków PKBWM, prowadzi zbiorczy plan urlopów i monitoruje ich wykorzystanie przez pracowników, prowadzi wykazy dyżurów członków Komisji, prowadzi karty pracy samochodów służbowych;
• Prowadzi sprawy dotyczące delegacji krajowych i zagranicznych, w tym: wypisuje i ewidencjonuje delegacje krajowe i zagraniczne, przekazuje opisane faktury oraz rozliczenia do właściwych komórek organizacyjnych, rozlicza rachunki kosztów przedkładane przez członków doraźnych i ekspertów Komisji PKBWM, przygotowuje i monitoruje wnioski/zlecenia na usługi hotelowe krajowe i zagraniczne, przygotowuje i monitoruje wnioski/zlecenia na bilety lotnicze krajowe i zagraniczne;
• Prowadzi sprawy w zakresie obsługi budżetowej i zamówień publicznych PKBWM;
• Koordynuje proces tłumaczeń dokumentów Komisji;
• Prowadzi administracyjno-gospodarczą obsługę PKBWM, w tym: zapewnia zaopatrzenie w materiały biurowe i spożywcze, nadzoruje składniki majątkowe będące na wyposażeniu Komisji;
• Kompletuje dokumenty dotyczące ekspertów Komisji, ewidencjonuje upoważnienia dla ekspertów;
• Prowadzi sprawy dotyczące odzieży ochronnej i roboczej, w tym: rozlicza pranie odzieży ochronnej.

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• Ogólna wiedza na temat resortu infrastruktury i administracji publicznej
• Ogólna wiedza z zakresu funkcjonowania Państwowej Komisji Badania Wypadków Morskich
• Znajomość przepisów prawa pracy
• Umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Skuteczna komunikacja
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe